Almacenamiento y organización

Contamos con grupo especializado de personal enfocado en optimizar la gestión documental en su empresa a través de la organización documental, almacenamiento de sus archivos y eliminación segura.

ALMACENAMIENTO

Nuestro sistema se basa en el manejo de Unidades Documentales en todas sus fases: Inventario, almacenamiento, custodia y consulta. Para ATI lo más importante es que nuestros clientes controlen el 100% de su información permitiéndoles tomar las mejores decisiones para su administración y acceso.

Disponemos de la logística del manejo documental y del personal especializado lo que nos permite garantizar la confidencialidad sobre la información, un eficiente acceso acceso a la misma y facilitando su transito por las diferentes fases del archivo hasta llegar a su eliminación segura

Acceso eficiente a la información

Nuestra promesa de servicio incluye la ubicación de documentos físicos y electrónicos en mínimos tiempos de respuesta. Si desea puede acceder a su información en línea visualizándola en su pantalla.

Reducción de costos

Habilite sus áreas físicas en las actividades propias de su negocio liberando las áreas de almacenamiento de archivo y disminuya los costos fijos de personal o equipamiento, así como también de inversión tecnológica.

Seguridad de la información

A través de la metodología de trabajo y el uso de códigos de barras se protege y controla el 100% de la información.

ESQUEMA DEL PROCESO

DIFERENCIADORES DEL SERVICIO

PORTAL EN LÍNEA

Localice, consulte y visualice sus documentos en línea 7 x 24.

CENTRAL DE CONTACTO

Atención a solicitudes, requerimientos y consultas en línea.

APLICATIVO

Las consultas y solicitudes de préstamo de las unidades en custodia se realizan vía Internet mediante nuestro sistema NetFile Manager. Accediendo desde nuestra página Web se puede tener total control del material en custodia, realizar consultas, tramitar solicitudes y devoluciones, visualizar los documentos en línea, controlar los reportes mensuales, entre otros.

ORGANIZACIÓN

ATI cuenta con un grupo especializado para administrar y optimizar la gestión documental en su empresa. Intervenimos los centros documentales implementando el sistema SAAD “Sistema de Administración de Archivos Documentales”, el cual permite la administración eficiente de fondos documentales sin importar su ubicación, tamaño, dimensiones o soporte. Implementamos procedimientos estandarizados acompañados de socializaciones y capacitaciones, transformando la cultura documental al interior de la organización.

El servicio de Organización de Fondos Documentales se basa en el manejo de unidades documentales en todas las fases de organización: Diagnóstico, Valoración, Clasificación, Inventario, Depuración, Legajación, Rotulación, Foliación, Creación de Base de Datos Funcional, Empaque y Embalaje.

Acceso a la información

Nuestra promesa de servicio incluye la ubicación de documentos físicos y electrónicos en mínimos tiempos de respuesta contando con un acceso eficiente a la información.

Archivo total

Trabajamos con la visión de archivo total en todas las fases de organización documental: Diagnóstico, Valoración, Clasificación, Inventario, Depuración, Legajación, Rotulación, Foliación, Creación de Base de Datos Funcional, Empaque y Embalaje.

Cultura documental

Implementamos procedimientos estandarizados acompañados de socializaciones y capacitaciones, transformando la cultura documental al interior de la organización.

ELIMINACIÓN SEGURA

Acompañamos a nuestros clientes en los procesos de eliminación de documentos por vencimiento del ciclo vital, este servicio incluye la selección documental, el trasporte, picado documental y generación de actas de eliminación documental por parte de un proveedor de procesamiento de material primas registrado.

Cumplimiento de la normatividad

Acompañamos a nuestros clientes en la generación de los documentos soportes de las eliminaciones dando cumplimiento a la normatividad vigente en la materia.

Cumplimiento del ciclo vital

Promovemos el cumplimiento del ciclo vital de los documentos por medio de una eliminación segura de la documentación y el cumplimiento de las Tablas de Retención documental de la entidad.

Aprovechamiento por medio del reciclaje

Con la eliminación y procesamiento final del archivo se generan recursos que retornan a nuestros clientes y promovemos la reutilización y reciclaje del papel impactando positivamente en la protección al medio ambiente.